Bokningsinstruktioner

Hur man gör en bokning

Bokningsrutinen

  • Klicka på aktuellt rums kalender och välj dag, vecka eller månad.
  • Markera önskad mötestid på önskad dag i kalendern så visas en Meny ”Skapa bokning”
  • Efter att den är ifylld skickar Du önskad bokning via knappen ”Skapa bokning” till Föreningarnas Hus.
  • Därefter får Du ett bekräftelsemejl till den angivna e-postadressen avseende Din bokningsförfrågan.
  • Efter att Föreningarnas Hus personal (Kalenderadministratör) har godkänt bokningen får Du ett definitivt bekräftelsemejl.

För regler och rutiner för avbokning mm, se slutet av detta dokument.

Meny Skapa  bokning 

Namn: Ange föreningens namn, som också kommer att visas på TV-skärmen i entrén.

Kund saknar e-post: Kryssa i denna ruta om ni saknar e-post

E-post för bokare: Ange den e-post som bekräftelsemejlet ska skickas till

Mobilnummer: Ange mobilnummer till kontaktpersonen

Kontaktperson: Bokaren eller annan person som vi kan vända oss till angående er bokning

Antal deltagare: Uppskatta hur många som kommer att delta

För hyresrummen finns ytterligare fält att fylla i

Önskas ommöblering från Standard? Om JA, ange val: Bio-, U-, Skol-, Styrelsesittning (se bokningsanvisningarna). OBS Debiteras extra!

Ange vilken möblering ni önskar (se alternativen i rubriken eller på vår hemsida). Om ni väljer annat alternativ än Standard debiteras ni extra för ommöblering. Avgiften är 200 kr per påbörjad timme. Ommöblering tar normalt knappt 30 min.

Om ni möblerar om själv, återställ till Standard om inte annat medges av Expeditionen.

Betalande organisation: Ange vilken som är den betalande organisationen

Organisationsnummer: Ange föreningens organisationsnummer.  Om ni saknar organisationsnummer skriv in ett x.

Referens fakturering: Ange namn eller referenskod

Faktureringsadress – ange antingen e-post eller postadress

  Fakturerings e-post: E-post till den som är er referens

  Fakturerings  adress: Adress dit fakturan ska skickas

Ange tidspass: Hyreslokalerna debiteras i block enligt Dag(08-17), Halvdag (08-12.30/12.30-17), Kväll (17-21.30) eller i undantagsvis per timme. Ange dock i kalendern de tider Ni önskar disponera lokalen, vilket också blir de tider som visas på TV-skärmen i entrén.

 Ändamål: Ange mötets innehåll, t ex styrelsemöte, internutbildning, ….Denna text visas tillsammans med föreningens namn på TV-skärmen i entrén.

Visa fler fält: Fritext. Denna text visas i bekräftelsemejlet. Här kan ni lämna meddelande till oss och/eller Föreningarnas Hus kan lämna meddelande till er.

Skapa återkommande bokning: Om ni klickar på denna ruta kan ni göra en seriebokning där får ni följande alternativ: Återkommande veckodag och periodicitet

Välj datum för Periodstart: Från vilket datum seriebokningen börjar

Periodslut: Från vilket datum seriebokningen upphör

Starttid: Här anger ni starttid för er bokning med klockslag

Sluttid: Här anger ni sluttid för er bokning med klockslag

Bifogad fil: Här kan ni bifoga en fil

Ändamål: Den text som anges här visas i bokningen i kalendern och på TV-skärmen i entrén.  Ex  styrelsemöte

Ändra  bokning 

Vill ni ändra något i e  bokning behöver ni vara inloggad med den e-postadress som

angavs när bokningen skapades. För att ändra klicka på er bokning i kalendern och ändra de uppgifter som ska ändras. Klicka sedan på Uppdatera.

 Att avboka

Vid avbokning senare än 7 dagar före bokat datum debiteras hyresbeloppet helt eller delvis.

Avbokning sker genom knappen Avboka i bokningssytemet, detta genom att ange den avbokningskod ni fått i er bokningsbekräftelse via e-post. För att avboka följ instruktioner i mejlet som ni fick då ni bokade lokalen.

Övrigt 

Vill ni endast se bokningen eller kolla vilka lediga tider/lokaler som finns, gå via länken på vår hemsida till vårt bokningssystem och välj Översiktsvyn.

Har ni övriga frågor mejla till info@foreningarnashusorebro.se eller ring 019-185210.